Quais documentos para processo trabalhista você deve separar
Documentos ajudam a demonstrar como era o contrato, quanto você recebia, quanto trabalhava e como saiu da empresa. Quanto mais organizado estiver o material, mais precisa pode ser a análise do caso e o cálculo dos pedidos, exigido pelo art. 840, § 1º, da CLT.
Não é preciso ter tudo. Use a lista abaixo como checklist e separe o que estiver ao seu alcance.
Checklist de documentos
Contrato e pagamentos
- Documento de identidade e CPF
- Carteira de Trabalho (CTPS Digital e, se houver, a carteira física antiga)
- Contrato de trabalho e aditivos, como mudanças de função, salário ou jornada
- Contracheques (holerites) do maior período possível
- Extratos bancários que mostrem os pagamentos de salário, especialmente se houve pagamentos "por fora"
- Comprovantes de comissões, prêmios, metas e bônus
Saída da empresa
- Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho (TRCT)
- Aviso prévio, carta de demissão ou comunicação de dispensa
- Comprovante de pagamento das verbas rescisórias
- Guias do seguro-desemprego, quando houver
- Extrato completo do FGTS
Jornada de trabalho
- Cartões ou espelhos de ponto
- Anotações pessoais de horários, feitas na época
- Registros de login em sistemas, e-mails enviados fora do horário e mensagens com horários
- Escalas de trabalho e de plantão
Esses registros são especialmente importantes em pedidos de horas extras.
Mensagens e comunicações
- Conversas de WhatsApp com chefes, colegas e grupos de trabalho
- E-mails recebidos e enviados sobre o seu trabalho
- Advertências, suspensões e comunicados internos dirigidos a você
Saúde e segurança
- Atestados médicos e receitas
- Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT)
- Exames admissional, periódicos e demissional (ASO)
- Laudos, relatórios médicos e documentos de benefícios do INSS
- Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP), quando houver exposição a agentes nocivos
Em casos de acidente de trabalho ou doença ocupacional, esses documentos costumam ser centrais.
Testemunhas
- Nome e contato de colegas ou ex-colegas que presenciaram os fatos
- Uma anotação sobre o que cada um viu ou sabe
Como obter a CTPS Digital e o extrato do FGTS
CTPS Digital
A Carteira de Trabalho Digital pode ser acessada pelo aplicativo oficial "Carteira de Trabalho Digital" ou pelo portal gov.br, com o login da sua conta gov.br. Ela mostra os vínculos, as datas de admissão e saída e os salários informados pelos empregadores.
Outra fonte útil é o extrato do CNIS, disponível no Meu INSS, que reúne vínculos e remunerações informados à Previdência.
Extrato do FGTS
O extrato do FGTS pode ser consultado no aplicativo FGTS, da Caixa Econômica Federal. Nele, você vê os depósitos mês a mês de cada contrato. Baixe o extrato completo em PDF e confira se há meses sem depósito ou valores menores do que o esperado. Veja o que fazer em FGTS não depositado.
Depósitos de FGTS faltantes podem ser cobrados na Justiça, mas os prazos são limitados: em regra, até 2 anos após o fim do contrato, alcançando os últimos 5 anos. Veja o guia sobre o prazo para entrar com processo trabalhista.
E se eu não tiver documentos?
A falta de documentos não impede o processo. Muitas informações ficam em poder da empresa, que tem o dever de manter registros como folhas de pagamento e controles de jornada.
- Controles de ponto: empresas com mais de 20 empregados devem registrar a jornada (CLT, art. 74, § 2º). Se não apresentarem os registros sem justificativa, a jornada informada pelo trabalhador passa a ser presumida verdadeira, podendo ser afastada por prova em contrário (Súmula 338, I, do TST).
- Exibição de documentos: o juiz pode determinar que a empresa junte ao processo documentos que estejam em seu poder.
- Testemunhas: a prova testemunhal é muito usada na Justiça do Trabalho, principalmente para jornada, funções e tratamento recebido.
Guarde cópias e cuide da prova
- Salve os documentos em mais de um lugar, como e-mail pessoal ou nuvem.
- Exporte as conversas de WhatsApp importantes, com mídia, e não apague o histórico original do aparelho.
- Não edite prints nem imagens: alterações podem comprometer a credibilidade da prova.
- Anote datas, nomes e acontecimentos enquanto ainda estão frescos na memória.
- Se ainda estiver trabalhando, guarde os holerites e comunicados que já recebe normalmente.
Como organizar os documentos antes do atendimento
Uma boa organização economiza tempo e evita que algo importante fique de fora. Algumas sugestões práticas:
- Crie uma pasta no computador ou na nuvem só para o caso, com subpastas por tema: pagamentos, jornada, rescisão, saúde e mensagens.
- Nomeie os arquivos com data e descrição, como "2024-05-holerite" ou "2025-03-TRCT".
- Prefira arquivos em PDF legíveis. Fotos devem estar nítidas, sem cortes e com o documento inteiro.
- Escreva um breve resumo da sua história: datas de entrada e saída, função, salário, horário real de trabalho e o que aconteceu.
- Liste as dúvidas que você quer tirar, para aproveitar melhor a conversa.
Como o processo trabalhista é eletrônico, esse material pode ser enviado digitalmente, o que facilita o atendimento online para quem está em qualquer lugar do país.
Cuidados com a LGPD e documentos da empresa
Reunir provas não autoriza copiar qualquer coisa. Documentos sigilosos da empresa, dados de clientes, informações de outros empregados e segredos comerciais são protegidos, inclusive pela Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/2018).
- Não envie para o seu e-mail pessoal planilhas, bancos de dados ou relatórios internos da empresa.
- Não fotografe telas com dados de clientes ou de colegas.
- Prefira documentos que dizem respeito a você: seus contracheques, suas mensagens, seus registros.
A violação de segredo da empresa pode, inclusive, ser considerada falta grave (CLT, art. 482, "g"). Na dúvida, vale perguntar antes de copiar. Se você quer saber se os documentos que tem são suficientes, um advogado pode analisá-los e indicar o que mais pode ser útil. Veja também como funciona um processo trabalhista.
Perguntas frequentes
Posso entrar com processo trabalhista sem nenhum documento?
Sim. A falta de documentos não impede a ação. Os fatos podem ser provados por testemunhas, e o juiz pode determinar que a empresa apresente documentos que tem obrigação de guardar, como controles de ponto e recibos de pagamento.
Print de WhatsApp vale como prova?
Pode valer. Prints e conversas exportadas costumam ser aceitos como prova, mas podem ser contestados. Por isso, é recomendável manter o aparelho e a conversa original, identificar os interlocutores e não editar as imagens.
Posso gravar uma conversa com meu chefe?
A gravação feita por um dos participantes da conversa, mesmo sem o conhecimento do outro, tem sido admitida pelos tribunais como prova em muitas situações. O uso depende do contexto e deve ser avaliado com cuidado, especialmente para não expor terceiros.
Colega que também processa a empresa pode ser minha testemunha?
Em regra, sim. Segundo a Súmula 357 do TST, o simples fato de a testemunha estar litigando ou ter litigado contra o mesmo empregador não a torna suspeita. Outras circunstâncias, porém, podem ser analisadas pelo juiz.
Preciso levar documentos originais?
Como o processo trabalhista é eletrônico, os documentos são normalmente enviados digitalizados. Guarde os originais em segurança, pois eles podem ser solicitados em caso de dúvida sobre a autenticidade.